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Março / Abril / Maio - 2013 / Ano3 / Número 10

COMUNICAÇÃO

Estamos em reunião!

As reuniões improdutivas são uma preocupação persistente em muitas empresas. A falta de resultados e o tempo gasto dos funcionários podem ainda levar a prejuízos no faturamento e no desempenho da equipe. A comunicação efetiva e o planejamento correto não são segredos e podem ser adotados para recuperar bons resultados.

Segundo Christian Barbosa, autor do livro Estou em reunião - um programa para planejar, organizar e conduzir reuniões produtivas, em algumas empresas há funcionários que chegam a permanecer 25 horas semanais em reuniões. O especialista ainda afirma que entrevistou 3 mil executivos no Brasil e constatou que apenas 35% dos entrevistados achavam suas reuniões produtivas. Para melhorar essa situação, Barbosa formulou diversas táticas e etapas a serem seguidas para trazer verdadeiros resultados às reuniões.

Primeiramente é essencial que as reuniões consistam de três etapas: planejamento, condução e acompanhamento. Durante o planejamento, é indicado focar em no máximo dois objetivos para discutir. Muitos assuntos podem cansar, desconcentrar os participantes e gerar conversas paralelas. O responsável deve elaborar uma pauta com os temas, o objetivo e horário de início e término aos participantes.

De acordo com o especialista uma reunião que tenha duração entre 90 e120 minutos é cansativa demais e esgota a paciência, concentração e energia dos participantes, resultando em soluções rápidas e ineficientes. Outro ponto importante do planejamento é quanto à periodicidade e a quantidade de envolvidos. O autor ressalta que não se deve envolver uma equipe inteira se a questão pode ser resolvida com apenas duas ou três pessoas, nem fazer semanalmente se pode ser feito mensalmente.

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Condutor organiza os temas

Durante a fase de condução elaborada por Christian Barbosa, é importante a definição do condutor da reunião, pessoa responsável por organizar e conduzir a discussão, evitando que participantes sejam interrompidos, falem além do necessário ou mudem o foco do assunto. O condutor de reuniões pode tanto ser um especialista terceirizado como um executivo da empresa que tenha experiência e saiba manter o controle e concentração dos participantes. “O ideal é o condutor sempre ouvir os participantes e apenas no final opinar ou conduzir à próxima etapa da discussão, pois isso estimula a participação e mantém o controle” explica o autor em entrevista à Rádio CBN.

Antes de terminar a reunião, os pontos levantados e as decisões tomadas devem ser entregues aos participantes para uma revisão final. É recomendado que uma pessoa presente na reunião, como uma secretária, faça as anotações em formato digital e encaminhe a todos ao final do encontro. Além de auxiliar na retomada de determinados pontos, essa ata da reunião servirá para reforçar o foco e as ações necessárias dos envolvidos, resultando em organização e eficiência que trará resultados positivos à empresa.



Dicas para melhorar a efetividade de uma reunião de trabalho

Se a fofoca corporativa ou a conversa informal pode até ser positiva, o boato é um ruído de comunicação perigoso e que pode minar a confiança dos colaboradores. O especialista espanhol Ferran Ramon-Cortés, autor do livro Vírus – o perigo dos boatos nas empresas, da editora Academia, explorou o tema a partir da analogia entre esse processo e uma infecção viral. De acordo com ele, não transmitir um vírus está fora do alcance do ser humano, mas podemos deixar de propagar rumores com um gesto muito simples: antes de fazer circular uma informação, deveríamos ter a certeza absoluta acerca de dois aspectos. O primeiro deles é se a informação é absolutamente verdadeira. A segunda é se a circulação dela contribuirá positivamente para o funcionamento da organização. Se não atender a essas duas questões, o que estaremos fazendo não é divulgar informação e sim propagar um boato.

"Há muito espaço para aprendizado, como se observa em experimentos da Embrapa, na Bahia, onde a cana irrigada pode passar de 200 toneladas por hectare em termos de produtividade", informa o especialista. Ele destaca que os avanços conseguidos pelo Brasil podem ser ainda maiores. Foi a maturidade do setor que permitiu produtividade de um hectare de cana aumentasse 125% desde 1975. Apesar disso, vários desafios ainda precisam ser vencidos, caso do manejo do solo.

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