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Setembro / Outubro / Novembro - 2014 / Ano 3 / Número 16

COMUNICAÇÃO

Comunicação eficiente em projetos mantém prazo e reduz prejuízos

A comunicação é essencial para a realização de projetos. Mas antes de avançarmos, vamos entender a definição do termo. De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), projeto é “um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único”. Com isso em mente, podemos verificar que o conceito engloba desde o desenvolvimento de uma obra de engenharia para construção de uma usina hidrelétrica até a simples organização de um evento. Independente da complexidade ou do tempo de execução, a comunicação eficiente pode melhorar – e muito – os resultados finais da empreitada.

Uma pesquisa do PMI realizada em 2013 e intitulada Pulse of the Profession In-Depth Report: The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications, indica que a comunicação eficiente permite que 80% das empresas atinjam os objetivos originais dos projetos. Para quem não tem uma comunicação de boa qualidade, apenas 52% atingem as metas inicialmente definidas. A eliminação de ruídos também mostra que os projetos são entregues no tempo (73% das empresas) e dentro do orçamento (76%) para as equipes que definiram uma metodologia de comunicação que funciona.

Já os grupos que não se comunicam bem acabam pagando por esse erro: apenas 37% das empresas com falhas de comunicação entregam seus projetos em dia e somente 48% mantém os orçamentos originais. Ou seja, erros na transmissão de informação geram atrasos e prejuízos.

Nos Estados Unidos, o PMI mediu o quanto a comunicação ineficiente pode prejudicar um projeto. O Instituto considera que num orçamento de US$ 1 bilhão, o nível médio de riscos seria de 13,5%. Em números isso daria um total de US$ 135 milhões. Dos US$ 135 milhões, nada menos do que US$ 75 milhões – ou mais da metade – está ligada à comunicação ineficiente. Um dos segredos para evitar os problemas é considerar que a transmissão de informação não deve ficar limitada somente ao grupo que está executando o projeto e às pessoas que o influenciam.

Vamos dar como exemplo a construção de um gasoduto que atravessa a área urbana de uma cidade. Além de todas as autorizações necessárias, a empresa construtora precisa informar devidamente a população afetada e manter um discurso padronizado. Em resumo, não somente o grupo de engenheiros responsável pela obra deve estar se comunicando bem entre si, como também deve estabelecer um canal direto com a comunidade afetada. Em uma frase: “A comunicação é o único veículo que faz com que as pessoas vejam os benefícios do que está sendo feito”, segundo o PMI.

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Etapas de ação: 5 maneiras de melhorar a comunicação

● Posicionar a comunicação como uma função estratégica: se a comunicação não é vista dentro do contexto do objetivo que está sendo buscado, o risco estará muito focado nas tarefas ao invés de uma visão mais ampla.

● Defina o objetivo: se qualquer pessoa ou grupo for deixado de fora das informações, poderá tornar-se um inimigo e não um apoiador do projeto.

● Faça da comunicação um esforço do grupo: todo mundo que faz parte ou que é influenciado pelo projeto deve fazer parte do processo de comunicação. Do contrário, o gerente do projeto terá muitas surpresas.

● Combine as melhores técnicas: a integração de vários estilos de mensagens, canais e tempos adequados pode garantir que todos tenham acesso às informações que precisam e quando precisam.

● Peça a opinião de quem está de fora: consulte pessoas qualificadas e que entendam do projeto para opinar a respeito da efetividade da comunicação. Eles podem funcionar como consultores e apontar os erros.

Fonte: www.pmi.org

A radiografia de um projeto segundo o PMI do Brasil

Projeto: conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.

Temporário: porque tem início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

Único: no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

O que pode ser um projeto: o desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos.

O gerenciamento do projeto: é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

Por que gerenciar: todos os projetos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.

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